De automatisering van de informatieverwerking

Rede

uitgesproken bij de aanvaarding van het ambt van buitengewoon hoogleraar in de administratieve organisatie, de administratieve techniek, de automatisering van de informatieverwerking in het bijzonder, aan de Universiteit van Amsterdam op maandag 5 oktober 1959

door R.W. Starreveld


Dames en Heren Bestuurderen van de Stad Amsterdam,
Dames en Heren Curatoren dezer Universiteit,
Mijne Heren Leden van het Presidium,
Dames en Heren Hoogleraren, Lectoren, Docenten en leden van de Wetenschappelijke Staf,
Dames en Heren Studenten
en voorts Gij allen, die mij de eer aandoet van Uw tegenwoordigheid.

Zeer gewaardeerde toehoorders,

Gaarne mij onderwerpend aan het gebruik, dat een nieuwbenoemde hoogleraar zijn ambt aanvaardt met het uitspreken van een rede over een onderwerp uit zijn vakgebied dat zijn bijzondere belangstelling heeft, wil ik trachten in dit uur enkele gedachten te ontwikkelen over 'De automatisering van de informatieverwerking'.

Alvorens mijn beschouwingen over dit onderwerp aan te vangen, moge ik de begrippen waarop die beschouwingen in hoofdzaak betrekking hebben, in het kort bij U inleiden.

Allereerst het begrip 'automatisering'.

Het zou weIIicht meer in overeenstemming met de geest des tijds zijn, indien ik het begrip dat ik op het oog heb met een andere term zou aanduiden en bijvoorbeeld zou spreken van 'automation' of 'automatie'. Ongetwijfeld zou zulk een woordgebruik ertoe bijdragen een sfeer van actualiteit te scheppen. Ook zonder een dergelijke steun hoop ik echter Uw belangstelling voor het onderwerp van hedenmiddag te kunnen wekken.

Aan het gebruik van de genoemde 'modernismen' kleven namelijk enkele bezwaren. In de eerste plaats suggereren zij een verschil ten opzichte van het veel oudere, algemeen gangbare begrip 'automatisering', hetgeen mij in het licht van de historische feiten niet verantwoord voorkomt. Bedenkelijker echter lijkt mij, dat zij, door de wijze waarop zij door sommigen gehanteerd worden, het beeld oproepen van een 'tweede industriële revolutie' met alle verontrustende gedachten associaties die dat bij velen wekt.

Voor hen die menen dat onder 'automatie' iets geheel anders zou moeten worden verstaan dan 'automatisering', is het wellicht nuttig om in herinnering te brengen dat het woord 'automation' in Amerika niet is ontstaan uit een behoefte tot onderscheiding ten opzichte van 'automatisation', doch uit de behoefte dit enigszins moeilijk uitspreekbare woord door een korter te vervangen. Naar mijn mening bestaat daartoe bij het Nederlandse woord 'automatisering' geen aanleiding. Dat die vervanging door een nieuw woord in Amerika veel verwarring heeft veroorzaakt, is overduidelijk gebleken bij de 'hearings' die het Amerikaanse Congres in 1955 over dit onderwerp heeft gehouden.[1] Niet geheel ten onrechte zegt men daarom in de Verenigde Staten wel dat het begrip 'automation' voor industriëlen even moeilijk te definiëren is als het begrip 'zonde' voor theologen, hetgeen de Nederlandse socioloog Polak[2] aanleiding geeft tot het uitspreken van de Freudiaanse veronderstelling dat er tussen beide begrippen wel een diepere samenhang zal zijn. Op gevaar af dat Polak in mijn afwijzing van de term 'automatie' een poging tot het verbloemen van zondige neigingen zal zien, meen ik op vorengenoemde gronden de term 'automatisering' te moeten handhaven.

Intussen is ook 'automatisering' niet zo eenvoudig te definiëren. Met name het bepalen van de grens tussen 'automatisering' en 'mechanisering' biedt moeilijkheden. Velen hebben reeds geprobeerd die grens aan te geven, doch het feit dat er tientallen verschillende definities van 'automatisering', afkomstig van vooraanstaande deskundigen, bekend zijn, bewijst wel dat er nog allerminst eenstemmigheid heerst.

Wanneer ook ik mij thans aan een definitie waag, mag ik mij er dus bij voorbaat van verzekerd weten, dat velen het niet met mij eens zullen zijn. Enige troost put ik echter uit het feit dat de strekking van mijn definitie - zij het dat de woorden verschillen - niet veel afwijkt van die welke door de 'Technische commissie Automatisering' van het Nederlands Instituut voor Efficiency werd opgesteld.[3] Het wil mij namelijk voorkomen dat het, met het oog op de onderlinge verwantschap en samenhang in de problematiek, doelmatig is van 'automatisering' te spreken in alle gevallen waarbij in enig proces sprake is van uitschakeling van menselijke arbeid doordat het proces op de een of andere wijze geheel of gedeeltelijk zelfwerkend wordt gemaakt.

Voor zover bij de bestudering van hetgeen onder deze ruime begripsomschrijving valt, bijzondere onderscheidingen gewenst blijken, kan gebruik worden gemaakt van meer specifieke aanduidingen die minder aanleiding tot misverstand geven dan afspraken over een beperking van het begrip 'automatisering' tot een deel van datgene wat naar algemeen spraakgebruik daartoe wordt gerekend.

Als tweede element van het te behandelen onderwerp moge ik thans het begrip 'informatie' aan een inleidende beschouwing onderwerpen. Al naar gelang van het vakgebied waarop men zich beweegt en de probleemstelling waarop men zijn onderzoek of beschouwingen richt, worden met de term 'informatie' verschillend begrensde begrippen aangeduid, die niettemin grote onderlinge verwantschap vertonen. Stelt omen de -mens als denkenden bewust levend wezen in het centrwn, dan zou men kunnen zeggen dat 'informatie' al datgene omvat dat het bewustzijn van de mens van buitenaf bereikt en bijdraagt tot de vergroting van zijn kennisbeeld.

Men zal bij het aanvaarden van dit uitgangspunt in eerste instantie geneigd zijn alleen aan de inhoud van die kennisvermeerdering te denken. Daarnaast kan men echter ook zijn aandacht richten op datgene waardoor de kennisvermeerdering wordt geëffectueerd. Men gaat zich dan bezighouden met het proces dat plaatsvindt tussen het waargenomen object en het waarnemend subject.

Dat proces kan fysisch en fysiologisch van zeer verschillende aard zijn. Het komt er echter altijd op neer, dat via een of meer media een signaal of een reeks van signalen of signaalpatronen wordt overgebracht, die via de zintuigen en de zenuwbanen van het waarnemend subject naar diens centrale zenuwstelsel worden geleid. Zo zal bv. alleen reeds bij het rechtstreeks luisteren naar een toespraak de volgende serie signaalreeksen kunnen worden onderscheiden. Uit het centrale zenuwstelsel van de spreker worden via zijn perifere zenuwstelsel signaalreeksen gezonden naar de spieren, die zijn ademhalingsorganen, stembanden, kaken, tong en lippen bepaalde bewegingen doen uitvoeren, waardoor de lucht in zijn keel- en mondholte volgens een bepaald patroon in trilling geraakt. Dat trillingspatroon plant zich voort door de omringende buitenlucht totdat het de trommelvliezen der toehoorders bereikt, die daardoor volgens vrijwel hetzelfde patroon in trilling worden gebracht. Dat signaalpatroon wordt bij elk der toehoorders doorgegeven aan de gehoorzenuwen, die het op een bepaalde wijze transformeren in een ander signaalpatroon, dat wordt doorgezonden naar het centrale zenuwstelsel, waar het bepaalde voorstellingen in het bewustzijn van de hoorder teweegbrengt. Soortgelijke processen vinden plaats bij het zien, tasten en ruiken.

Zulk een contact door middel van signalen vindt niet alleen bij menselijke waarneming plaats, doch kan bij alle levende wezens aangetroffen worden. Ook in de wereld der levenloze dingen begint het contact door middel van signalen echter een steeds groter wordende rol te spelen.

Daarbij valt niet alleen te denken aan de telecommunicatietechniek, maar ook aan de automatische besturing van machines en processen.

Ten behoeve van de telecommunicatietechniek is door Shannon een mathematische theorie over de communicatieproblematiek ontwikkeld, die van universele betekenis mag worden geacht. In het door hem te zamen met Weaver geschreven boek[4] worden met betrekking tot communicatieproblemen drie niveaus onderscheiden, die door Weaver als volgt worden getypeerd:

In feite worden in dit boek alleen de problemen van het eerste niveau, dus die welke verbonden zijn aan het overbrengen van signalen, behandeld. Dat bepaalt ook het karakter van de door Shannon ontwikkelde informatietheorie, hetgeen niet wegneemt dat de betekenis van die theorie zich geenszins tot het terrein van de signalenoverbrenging beperkt; Als algemene informatietheorie behoeft zij naar mijn mening echter stellig nog aanvulling.

Shannon beziet nl. uitsluitend het kwantitatieve aspect van de informatie. Hij doet dat omdat zijn streven gericht is op de beantwoording van de vraag, hoeveel informatie door een bepaald medium in een bepaald tijdsbestek met inachtneming van een optimale betrouwbaarheid kan worden overgebracht. Hij heeft daartoe behoefte aan een maat waarmee die hoeveelheid kan worden gemeten. Als meest doelmatige eenheid voor die meting beveelt hij aan de 'bit' (afkorting van 'binary digit'). Een 'bit' is de hoeveelheid informatie die uitsluitend geeft omtrent de keuze tussen twee mogelijkheden die statistisch gezien een gelijke kans hebben. Bij de meting van de hoeveelheid informatie die is begrepen in een bepaald signaal of in een bepaalde signaal reeks - ook letters en woorden, cijfers en getallen kunnen als zodanig worden beschouwd - denkt men zich de totaliteit van alle berichten van een zelfde signaalkarakter en signaalomvang die in het betrokken geval mogelijk moeten worden geacht, onderverdeeld volgens een systeem van voortgezette symmetrische tweedeling. Het aantal etappen waarin men, uitgaande van bedoelde totaliteit, door die voortgezette tweedeling dat bepaalde bericht kan determineren, geeft de omvang van de daarin begrepen hoeveelheid informatie in aantal 'bits' aan.

Het bijzondere in de gedachtengang van Shannon zit nu vooral hierin, dat hij in de gevallen waarin - zoals bij de taal - vooraf vaststaat dat de verschillende mogelijke signaalcombinaties niet alle met een gelijke frequentie voorkomen, een iets gewijzigde berekening toepast, waarbij hij rekening houdt met de statistische waarschijnlijkheid. Informatie wordt namelijk door hem alleen aanwezig geacht voor zover de signaalopeenvolging zich onderscheidt van datgene wat men de statistische verwachting pleegt te noemen. Hierop voortbouwende wordt door Shannon aangetoond dat van de bekende statistische wetmatigheden gebruik kan worden gemaakt om door storing verminkte signaalreeksen juist te interpreteren, zodat aan de 'overtolligheid' in een bepaalde signaalcode of taal een zekere betekenis kan worden toegekend.

Bij dit alles wordt een bijzonder zinvolle gedachtengang toegepast, die van grote praktische waarde is gebleken voor het ontwikkelen van conununicatiemethoden waarbij de capaciteit der kanalen zo volledig mogelijk wordt benut en de kans op onzuiver doorkomen van berichten tot een minimum wordt beperkt.

Nu gaat het ons vandaag echter om de informatieverwerking. De problematiek daarvan beperkt zich niet tot die van de signaaloverbrenging. Het is daarom dat ik stelde, dat de door Shannon geformuleerde informatietheorie, wil men haar tot een algemene informatietheorie ontwikkelen, aanvulling behoeft.

Bij informatieverwerking gaat het namelijk niet alleen om het transporteren van informatie, doch tevens om het vergelijken, ordenen, ontleden en rekenkundig bewerken van informatie, hetgeen ik samenvattend zou willen aanduiden met de woorden veredeling van informatie.

Een dergelijke veredeling van informatie kan op zeer verschillende doeleinden gericht zijn, variërend van zuiver wetenschappelijke tot zuiver utilitaire. In overeenstemming met de interpretatie die ik aan de mij verleende leeropdracht meen te moeten geven, zullen mijn verdere beschouwingen in het bijzonder betrekking hebben op die informatieveredeling, die gericht is op het besturen en doen functioneren van een bedrijfshuishouding.

Dat brengt ons op een terrein dat kan worden gezien als een bijzonder toepassingsgebied van de cybernetica of stuurkunde, een wetenschap die haar algemene formulering dankt aan Norbert Wiener.[5]

Centraal staat bij die wetenschap het ervaringsfeit dat bij het sturen van een tevoren gekozen koers de werkelijke koers, tengevolge van allerlei storende invloeden, dikwijls afwijkt van de gewenste koers, of - algemener uitgedrukt - dat het verkregen resultaat dikwijls afwijkt van het beoogde resultaat. Als middel ter verkrijging van een automatische correctie ziet de cybernetica de zg. 'feed back' of 'tegenkoppeling', welke in hoofdzaak de volgende vijf elementen omvat:

In haar meest geperfectioneerde vorm gaat het bij de cybernetica niet alleen om het corrigeren van waargenomen afwijkingen in het eindresultaat, doch ook om het voorkomen van storingen, die op grond van andere waargenomen verschijnselen en omstandigheden kunnen worden verwacht.

Volkomen dezelfde gedachtengang kan worden toegepast wanneer het gaat om het besturen en doen functioneren van een bedrijfshuishouding. De zoëven gebruikte termen mogen op het eerste gezicht wellicht iets ongewoon aandoen, de algemene gedachtengang stemt volkomen overeen met die welke in de bedrijfshuishoudkunde gebruikelijk is. Dat behoeft voor bedrijfseconomen geen reden te zijn om de cybernetica als 'oude wijn in nieuwe zakken' te beschouwen. Integendeel. Het accent dat door de cybernetica wordt gelegd op de algemeenheid van de besturingsproblematiek en op de centrale rol die informatie daarbij speelt, heeft zowel de bedrijfsleider als de bedrijfseconoom iets te zeggen; Zo ook het door de cybernetica aan het licht gebrachte verband tussen de snelheid van informatieoverbrenging en het optreden van schommelingen in het resultaat (zg. genereren van de tegenkoppeling).

Wat betreft de algemeenheid van de besturingsproblematiek, is het van grote betekenis, dat het besturen van een organisatie in zekere zin op één noemer wordt gebracht met het besturen van machines. Informatie is voor beide de sturende kracht. En daar machines en installaties normaliter moeten fungeren binnen het kader van een bepaalde organisatie, is het duidelijk, dat in principe deels van dezelfde informatie kan worden gebruik gemaakt, een omstandigheid die voor de automatisering van het informatieverwerkingsproces van bijzondere betekenis is.

Welke de consequenties van die omstandigheid zijn, hoop ik verderop in mijn betoog duidelijk te maken.

Wanneer wij de cybernetische grondgedachten toepassen op een bedrijfshuishouding en nagaan welke informatie nodig is om zulk een huishouding te besturen en te doen functioneren, zal in den regel een grote variëteit van informatiebehoeften naar voren komen. De specifieke functies van de benodigde informatie kunnen in het algemeen echter in de volgende vijf rubrieken worden ondergebracht:

De totaliteit van de informatie, die nodig is om deze functies naar behoren te vervullen, vertoont een typisch organisatorisch karakter, in dien zin, dat het patroon ervan wordt bepaald door de organisatiestructuur. Het gaat nl. niet uitsluitend om het verschaffen van informatie aan de hoogste leiding of een andere centrale instantie, doch om het verschaffen van informatie aan alle onderdelen van het bedrijf en aan alle niveaus van de hiërarchie.

Bij vrijwel elk onderdeel en op vrijwel ieder hiërarchisch niveau in de organisatie, met andere woorden bij vrijwel iedere functionaris, kan men het volgende patroon waarnemen:

Op grond van bepaalde inkomende informatie moeten bepaalde beslissingen worden genomen en bepaalde handelingen worden verricht. Voor het nemen der beslissingen zowel als voor het uitvoeren der handelingen zal men veelal over detailinformatie betreffende de afzonderlijke daarbij betrokken personen, objecten, verrichtingen e.d. moeten beschikken. Verder zullen in het bijzonder zij die beleidsbeslissingen moeten nemen en zij die controle moeten uitoefenen op lagere functionarissen voor wier werkzaamheden zij verantwoordelijkheid dragen, behoefte hebben aan geanalyseerde en samenvattende informatie betreffende produktieomvang, technische rendementen, kosten, voorraden, omzetten, financiële resultaten e.d. De genomen beslissingen zowel als de uitvoering der werkzaamheden leiden vervolgens tot uitgaande informatie, hetzij naar buiten (leveranciers of afnemers) hetzij naar binnen (andere bedrijfsfunctionarissen).

De detailinformatie waarover ik zoëven sprak, zal men dikwijls voor een deel in het hoofd hebben, doch bij een goede organisatie zal men daarop niet zonder meer vertrouwen. Daarnaast zijn er bovendien tal van details zoals kost-, verreken- en verkoopprijzen der afzonderlijke artikelen en diensten, prestatie- en rendementsnormen, adressen van leveranciers en afnemers, betalingscondities, verzendinstructies e.d., die onder alle omstandigheden om een geordende vastlegging vragen, opdat men naar behoefte daarover kan beschikken. Wat de geanalyseerde en samenvattende informatie betreft, zal het normaliter vrijwel onmogelijk zijn, die anders dan door middel van een systematische vastlegging en verwerking van primaire informatie te verkrijgen.

De aldus verkregen veredelde informatie kan men in het algemeen in de volgende drie categorieën onderscheiden:

Om zich een goed beeld te vormen van de informatiebehoefte dient men in beginsel voor iedere functionaris afzonderlijk, op basis van diens bijzondere taak en verantwoordelijkheid, na te gaan welke eisen moeten worden gesteld aan de bij hem inkomende informatie, de systematische informatieverzamelingen waarover hij moet kunnen beschikken alsmede de informatie die van hem moet uitgaan naar andere functionarissen, w.o. zij die belast zijn met de centrale informatieverwerking.

Een dergelijke analyse zal reeds van betekenis zijn wanneer men een goed communicatie- en informatieverwerkingssysteem wil ontwerpen zonder daarbij naar automatisering te streven. Wanneer men echter de informatieverwerking wil automatiseren, geldt dat wel in zeer bijzondere mate. Vooral wanneer men daarbij gebruik denkt te maken van elektronische informatieverwerkingsmachines.

Om dit laatste duidelijk te kunnen inzien, is het gewenst dat wij ons eerst de karakteristieke eigenschappen dezer machines voor de geest halen. Beperken wij ons daarbij tot de zg. digitale machines, d.w.z. de machines die niet met continu variabele, doch met discrete of trapsgewijze variabele waarden werken. Dikwijls worden deze machines aangeduid als elektronische rekenmachines of 'computers', wat echter een veel te beperkte indicatie van hun mogelijkheden geeft.

Afgezien van het, dank zij de populaire pers, langzamerhand algemeen bekende feit dat dergelijke machines de elementaire rekenkundige bewerkingen in enkele miljoenste delen van een seconde kunnen uitvoeren, kunnen de volgende bijzonderheden tot de meest typerende worden gerekend:

  1. de aanwezigheid van
    • een of meer organen voor het invoeren van basisinformatie;
    • een orgaan voor het bewaren van ingevoerde informatie (het zg. geheugenorgaan);
    • een orgaan voor het besturen der verschillende veredelingsbewerkingen (het besturingsorgaan);
    • een of meer organen voor het uitvoeren van de veredelde informatie;
  2. de omstandigheid dat het besturingsorgaan wordt geregeld door een programma, dat door middel van dezelfde invoerorganen als de te veredelen informatie in het geheugen kan worden opgenomen.

Vooral laatstgenoemde omstandigheid is van bijzonder grote betekenis. Daardoor kunnen nl. niet alleen naar behoefte steeds weer andere programma's worden ingevoerd, maar kunnen de programma's zelf ook tijdens de uitvoering door de machine worden gewijzigd. Belangrijk is daarbij in het bijzonder dat deze machines door toetsing van de uitkomsten der uitgevoerde berekeningen aan bepaalde in het programma vastgelegde normen of aan andere in het geheugen aanwezige grootheden, een keuze kunnen maken uit verschillende alternatieve trajecten in het programma. Het programma en de overige ingevoerde informatie kunnen elkaar daardoor wederkerig beïnvloeden en modificeren.

Deze omstandigheid maakt het mogelijk de apparatuur zelfstandig beslissingen te doen nemen. Die beslissingen kunnen niet alleen op grond van eenvoudige in het programma aangegeven criteria worden genomen; doch zo nodig ook volgens uiterst gecompliceerde regels, waarbij met allerlei alternatieven en uitzonderingsgevallen rekening wordt gehouden.

Ook de uitkomsten van min of meer ingewikkelde berekeningen, zoals bv. waarschijnlijkheidsberekeningen, kunnen desgewenst als beslissingscriteria fungeren. De beslissingen zelf kunnen zowel betrekking hebben op het verloop van berekeningen of andere informatieverwerkingsprocessen als op zaken die rechtstreeks de bedrijfsgang betreffen, zoals het al of niet aanvaarden van orders, het al of niet aanvullen van de voorraad, planning van werkzaamheden enz.

In dit licht bezien zal het duidelijk zijn, dat in de gevallen waarin gebruikmaking van de hierbedoelde soort machines wordt overwogen, het zoëven geschetste onderzoek naar de informatiebehoeften der afzonderlijke functionarissen nog verder zal moeten gaan dan tot dusverre werd aangegeven. Het zal nl. niet voldoende zijn vast te stellen omtrent welke variabelen de betrokken functionarissen geïnformeerd moeten zijn om de beslissingen te kunnen nemen, doch ook de daarbij te hanteren beslissingscriteria zullen duidelijk moeten worden geformuleerd. Bij zulk een onderzoek zal men verschillende situaties kunnen aantreffen.

Soms zal blijken dat men zich nog nimmer rekenschap heeft gegeven van de beslissingscriteria welke men hanteert, en zal een vrij langdurige kritische ondervraging nodig zijn om die criteria aan het licht te brengen. Natuurlijk zullen niet alle beslissingen terug te voeren zijn tot exact meetbare criteria. Voor zover dat niet mogelijk is, zal men ook niet tot automatisering van de beslissing kunnen overgaan. In vele gevallen echter zal wel degelijk een vaste beslissingsregel kunnen worden gegeven, en in al die gevallen zal de beslissing in beginsel automatisch kunnen worden genomen.

Daar tussenin ligt een complex van gevallen waarin wel allerlei berekeningen kunnen worden uitgevoerd ter voorbereiding van de beslissing, doch waarin daarna nog met een of meer imponderabele factoren rekening moet worden gehouden. Dit betreft gewoonlijk de minder frequente beslissingen, welke op hoger niveau plegen te worden genomen.

Ook al zullen deze beslissingen zelf niet kunnen worden geautomatiseerd, toch zal de elektronische apparatuur goede diensten kunnen bewijzen voor het uitvoeren der voorbereidende berekeningen. Degenen onder U die met deze materie vertrouwd zijn, zullen begrijpen dat ik hier de zg. operations research op het oog heb, een complex van speciale rekentechnieken ten behoeve van de beslissingsvoorbereiding, dat grote beloften inhoudt voor de toekomst.

Keren wij nog een ogenblik terug tot de beslissingen die wel automatisch kunnen worden genomen. In beginsel bestaat de mogelijkheid die beslissingen automatisch te doen vastleggen op formulieren door middel waarvan die beslissingen worden medegedeeld aan hen die daarvan kennis moeten nemen. Ook kan de van belang zijnde informatie soms door middel van elektrische signalen te hunner kennis worden gebracht.

Het behoort in principe echter ook tot de mogelijkheden de informatie omtrent de genomen beslissingen rechtstreeks of via bepaalde machinaal leesbare informatiedragers, zoals bv. ponsbanden, door te geven aan een apparatuur die automatisch voor de uitvoering der desbetreffende handelingen zorg draagt. Dat zijn de mogelijkheden waarop ik doelde toen ik sprak van de grote betekenis die moet worden toegekend aan de omstandigheid dat voor de besturing van machines deels van dezelfde informatie gebruik kan worden gemaakt als reeds voor het besturen van de overige onderdelen van de organisatie aanwezig is.

Van nog meer betekenis is wellicht het feit dat ook de beslissingen welke bij het beoordelen van informatie moeten worden genomen, voor een groot deel kunnen worden geautomatiseerd. Daardoor wordt het mogelijk de rapportering aan de leiding te doen geschieden volgens de zg. uitzonderingsregel. De stroom van gegevens welke de leidende functionarissen soms dreigt te overspoelen, wordt dan tot een minimum beperkt. Door toetsing van de beschikbare informatie aan budgetten, verhoudingscijfers, toleranties e.d. wordt namelijk alles wat normaal is of slechts onbelangrijke afwijkingen van het normale vertoont, automatisch achtergehouden, zodat alleen datgene aan de leiding wordt doorgegeven, dat werkelijk haar aandacht behoeft.

In het voorafgaande hebben wij getracht het informatieverwerkingsproces voor één enkele bedrijfsfunctionaris afzonderlijk te analyseren.

Daarbij kwam, kort samengevat, het volgende beeld naar voren. Er is bij deze functionaris een zekere invoer van informatie, er staan hem bepaalde systematische informatieverzamelingen ter beschikking, hij heeft zekere gedragsregels aan de hand waarvan hij beslissingen neemt en er is een zekere uitvoer van informatie. Alle elementen welke in dit beeld voorkomen, spelen ook een rol bij automatische informatieverwerkingsprocessen.

Zij zijn bepalend voor de bij de automatisering toe te passen werkwijze zowel als voor de specificaties van de daarbij te gebruiken machines. Het is daarom dat deze wijze van benadering zo bijzonder geëigend is voor het inventariseren der behoeften.

Naast zulk een onderzoek 'per knooppunt' zal echter een samenvattende beschouwing van de totaliteit der informatiebehoeften van de gehele organisatie niet kunnen worden gemist. Zulks in de eerste plaats omdat het in verband met de kosten ondoenlijk is om voor iedere functionaris wiens informatieverwerkingsproces voor automatisering in aanmerking komt, een afzonderlijke apparatuur aan te schaffen. Doch ook omdat bij een gescheiden behandeling allerlei geheel of gedeeltelijk identieke systematische informatieverzamelingen op verschillende plaatsen tegelijk zouden moeten worden bijgehouden. Het ligt voor de hand ernaar te streven niet alleen alle informatieverwerkingsprocessen zoveel mogelijk met behulp van een zelfde apparatuur te doen geschieden, doch daarbij tevens de systematische informatieverzamelingen zodanig te concentreren, dat voor iedere reeks subjecten of objecten zoveel mogelijk wordt volstaan met slechts één enkele verzameling, die wordt gebruikt bij alle informatieverwerkingsprocessen die rechtstreeks of zijdelings iets met de betrokken informatie te maken hebben. Dit leidt tot een intense verstrengeling van alle informatieverwerkingsprocessen, vooral daar waar men overgaat tot het gelijktijdig bijhouden van verschillende systematische informatieverzamelingen die bij een zelfde gebeuren zijn betrokken; naast een verticale integratie komt het dan tot een horizontale integratie der informatieverwerkingsprocessen.

Een dergelijke integratie treft men echter niet alleen daar aan, waar verschillende informatieverwerkingsprocessen gelijktijdig worden uitgevoerd, doch ook daar waar gebruik wordt gemaakt van machinaal verwerkbare informatiedragers, zoals ponskaarten, ponsbanden, magnetische banden e.d. met behulp waarvan verschillende informatieverwerkingsprocessen volgtijdig met elkaar worden verbonden.

Het behoeft nauwelijks betoog dat een ontwikkeling die in deze richting gaat, een zaak is die het gehele bedrijf in zijn diepste vezelen raakt. De structuur van de vroegere arbeidsverdeling was voor een groot deel bepaald door de beperktheid van het arbeidsvermogen van de afzonderlijke mens en door de beperktheid van de informatie die hem, mede als gevolg van de arbeidsverdeling, ter beschikking stond. Het gehele beslissings-, regelings- en controleproces moest daardoor over een groot aantal schijven verdeeld worden, waaruit weer de noodzaak voort vloeide allerlei informatieuitwisselingen te doen plaatsvinden, die bij 'een geïntegreerde behandeling achterwege zouden kunnen blijven. Dit alles wordt bij deze ontwikkeling anders. Het werk van sommige functionarissen zal geheel door de machine worden overgenomen, dat van anderen gedeeltelijk. Functies die vroeger over verscheidene personen gesplitst waren, zullen straks kunnen worden gecombineerd. Het is daarom voor mij boven iedere twijfel verheven dat de organisatorische problematiek bij een dergelijke ontwikkeling de boventoon zal voeren en dat de technische problemen eerst op de tweede plaats zullen komen. Men zal zich intensiever dan ooit moeten verdiepen in de problemen van inkoop, planning, werkvoorbereiding, produktieleiding, voorraadbeheer, marktonderzoek, verkoop, expeditie, inning der vorderingen en liquiditeitsbewaking alsmede in de samenhang die tussen al die onderdelen bestaat.

Dat heeft belangrijke consequenties voor de wijze waarop het overwegen en voorbereiden van een dergelijke automatisering zal moeten worden aangepakt. Dat is geen werk voor de enkeling, doch een proces waarbij velen zullen moeten worden ingeschakeld. Niet alleen de specialisten op het gebied van organisatie, administratie en automatisering, doch alle bedrijfsfunctionarissen wier arbeid bij de overwogen automatisering zal zijn betrokken. Dat zulks alleen dan op doeltreffende wijze zal kunnen geschieden indien de hoogste leiding daarbij coördinerend optreedt, spreekt welhaast vanzelf.

Maar er is meer nodig dan alleen coördinatie. De vele exacte en gedetailleerde gegevens die nodig zijn om tot een zo vérgaande automatisering van de informatieverwerking en de besluitvorming te komen als in het voorafgaande werd geschetst, kunnen namelijk alleen worden verkregen wanneer alle betrokkenen zonder enige terughouding hun volle medewerking verlenen. Geen complicatie of uitzondering op de normale procedures mag over het hoofd worden gezien. Een dergelijke medewerking kan men alleen verwachten indien de bedrijfsleiding een positief personeelsbeleid voert en duidelijk uitspreekt wat zij zal doen met degenen wier huidige werkzaamheden door de machine zullen worden overgenomen, Veelal zullen er voor hen nieuwe taken zijn aan te wijzen, doch zij zullen daarop tijdig moeten worden voorbereid. Mocht afvloeiing van personeel onvermijdelijk zijn, dan zal ook dat zodanig moeten worden geregeld dat zo weinig mogelijk leed wordt berokkend, zulks uiteraard in de eerste plaats op ethische gronden; daarnevens echter uit harde economische noodzaak, daar anders de automatisering reeds bij voorbaat tot gehele of gedeeltelijke mislukking gedoemd is.

Tot nog toe heb ik in deze toespraak het woord 'administratie' niet zonder opzet slechts eenmaal - en dan nog in een afgeleide vorm - gebruikt. Dat woord is namelijk zwaar beladen met allerlei vooroordeel.

Vanouds is 'administratie' een enigszins tweeslachtig begrip. Reeds bij de Romeinen werd 'administratio' enerzijds gebruikt in de betekenis van hulpbetoon en anderzijds in de betekenis van leiding, beheer of bestuur van een zaak. Sindsdien is het aantal betekenissen waarin het woord administratie wordt gebruikt nog toegenomen. Een wel bijzonder enge betekenis heeft het wanneer daarmee de financiële boekhouding wordt aangeduid. In die uiterst beperkte betekenis wordt het heden ten dage door het grote publiek wel het meest gebruikt, hetgeen door hen die op zuiver rationele gronden aan het begrip administratie een ruimere inhoud willen geven, als bijzonder storend wordt ervaren.

Van de evolutie die het begrip administratie de laatste jaren desniettegenstaande heeft doorgemaakt, legt het jongste studieprogramma van het Nederlands Instituut van Accountants getuigenis af.[6] In de toelichting, betrekking hebbend op het onderdeel 'Administratieve organisatie', wordt 'administreren' omschreven als 'het systematisch vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een huishouding en ten behoeve van de verantwoording welke daarover moet worden afgelegd'.

Ook uit de details van het programma zelf spreekt een opvatting omtrent 'administratie' die veel verder gaat dan het zoëven bedoelde spraakgebruik, doch die ten nauwste aansluit op de beide betekenissen van het oude 'administratio'.

In deze geest gehanteerd, dekt het begrip 'administratie' het gehele gebied van de informatieverwerking voor zover dat hedenmiddag onze aandacht had.

De ruime opvatting van 'administratie', die in het nieuwe programma tot uitdrukking komt, dankt haar ontstaan ongetwijfeld voor een deel mede aan de invloed die de voortschrijdende automatisering van de informatieverwerking op het denken der vakgenoten heeft gehad.

In dit verband zou ik nog een opmerking willen maken over een ander verschijnsel dat de laatste tijd kan worden waargenomen, namelijk een zekere mode om, in navolging van de Amerikanen, van 'data processing' te spreken. Afgezien van het feit dat dit geen Nederlands is, behoeft daartegen op zichzelf geen bezwaar te bestaan. Indien zij die dit woordgebruik propageren echter tevens suggereren dat met 'data processing' iets geheel anders zou worden aangeduid dan 'administreren', meen ik tegen zulk een woordgebruik te moeten waarschuwen, daar het een samenhang dreigt te verstoren die voor de gehele organisatie van een bedrijf van essentiële betekenis is. De integratiemogelijkheden welke door de moderne infonnatieverwerkingsapparatuur worden geboden, maken het eens te meer gewenst die samenhang goed in het oog te houden.

Dit houdt geenszins in dat de automatisering van de informatieverwerking uitsluitend een zaak voor deskundigen op het gebied van de administratieve organisatie zou zijn. Integendeel. Ik zei het reeds, het is een zaak die alle leidende functionarissen in een organisatie aangaat.

Een zaak ook waannee zowel administratieve als organisatorische en automatiseringsdeskundigen zich zullen moeten bezighouden. Alleen door samenwerking in ruim verband zullen wij de problemen waarvoor de automatisering van de informatieverwerking ons stelt kunnen oplossen.

Literatuur

  1. 'Automation and Technological Change', Hearing, Subcommittee on economie stabilisation of the Joint Committee on the Economie Report, Congress of the United States, oktober 1955.  
  2. Prof. Dr Fred. L. Polak: Automatie, Industriële en culturele revolutie. Zeist, 1958.  
  3. 'Automatisering in het beeld van onze tijd', rapport uitgebracht door de 'Technische commissie Automatisering' van het Nederlands Instituut voor Efficiency. (Publikatie E 381, 1957.)  
  4. C. E. Shannon & W. Weaver: The mathematical theory of communication. Urbana, 1949.  
  5. Norbert Wiener: 'Cybernetics' or control and communication in the animal and the machine. New York/Parijs, 1948.  
  6. Studieprogramma 'Leer van de administratieve organisatie' van het Nederlands Instituut van Accountants. December 1958.